Giải pháp cho ngành Bảo hiểm

Hồ sơ bảo hiểm là dữ liệu nhạy cảm, phần lớn vẫn đang nằm trên giấy

HiTechCloud làm phần số hoá hồ sơ, phần mềm nghiệp vụ và hạ tầng bên dưới cho doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý và môi giới — với ràng buộc đặt trước: dữ liệu khách hàng nằm trong nước, chỉ người có vai trò phù hợp đọc được, và mọi lần truy cập đều để lại dấu vết.

Trao đổi về hệ thống bảo hiểm Xử lý tài liệu thông minh (IDP)
Scope
Số hoá · Phần mềm · Hạ tầng · Vận hành
Data location
Data centers in Vietnam
Legal basis
Luật 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP
Access control
Role-based permissions with full audit logging
Overview

Phần khó của ngành bảo hiểm nằm ở hồ sơ, không nằm ở màn hình

Một hợp đồng bảo hiểm kéo theo bộ hồ sơ dày: đơn yêu cầu, giấy tờ tuỳ thân, chứng từ, biên bản, ảnh chụp hiện trường. Phần lớn khối lượng công việc nằm ở chỗ đọc, nhập, đối chiếu và tìm lại những giấy tờ đó — không nằm ở giao diện phần mềm.

Đồng thời, dữ liệu bảo hiểm cùng với tài khoản ngân hàng, thẻ và lịch sử giao dịch tài chính được xếp vào nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Điều 4 khoản 1 điểm k Nghị định số 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. Khi hồ sơ chuyển từ tủ tài liệu sang hệ thống, phần kiểm soát ai đọc được gì trở thành yêu cầu bắt buộc chứ không còn là tuỳ chọn.

HiTechCloud ghép hai phần lại: Intelligent Document Processing để bóc dữ liệu từ hồ sơ giấy và ảnh chụp, phần mềm CRM để quản lý khách hàng và mạng lưới đại lý, chạy trên hạ tầng cloud dùng riêng với iAM kiểm soát truy cập và Cloud DR Center làm phương án dự phòng. Thiết bị đặt tại trung tâm dữ liệu do đối tác vận hành ở Việt Nam.

Common problems

Những gì doanh nghiệp bảo hiểm thường vướng

Hồ sơ giấy và hồ sơ số tồn tại song song

Một phần hồ sơ đã quét, một phần vẫn trong tủ, và không có cách nào biết chắc bộ nào đủ khi cần tra cứu.

Nhập liệu thủ công chiếm phần lớn thời gian

Nhân sự nghiệp vụ dành nhiều giờ mỗi ngày để gõ lại thông tin từ giấy tờ vào hệ thống, kèm theo sai sót phải rà lại.

Mạng lưới đại lý dùng công cụ riêng lẻ

Thông tin khách hàng nằm rải trên bảng tính và tin nhắn của từng đại lý, doanh nghiệp không có bức tranh chung và cũng không kiểm soát được dữ liệu.

Không phân biệt được ai được xem hồ sơ nào

Khi mọi nhân sự nghiệp vụ đều xem được toàn bộ hồ sơ, doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu giới hạn truy cập với dữ liệu nhạy cảm.

Service

Phạm vi HiTechCloud đảm nhận

Số hoá và bóc dữ liệu hồ sơ

Xử lý tài liệu thông minh đọc đơn yêu cầu, chứng từ và ảnh chụp, bóc ra trường dữ liệu để đưa thẳng vào hệ thống nghiệp vụ thay vì gõ lại.

Phần mềm quản lý khách hàng và đại lý

Xây dựng hoặc tuỳ biến hệ thống CRM theo quy trình bán hàng, chăm sóc và quản lý hoa hồng thực tế của từng doanh nghiệp.

Lưu trữ hồ sơ dung lượng lớn

Cloud Object Storage và vStorage cho khối tài liệu quét và ảnh, có phân tầng lưu trữ theo thời gian và chi phí.

Kiểm soát truy cập và nhật ký

HiTechCloud iAM cấp quyền theo vai trò cho dịch vụ hạ tầng, vMonitor Platform thu log tập trung để tra cứu về sau.

Hạ tầng chạy hệ thống nghiệp vụ

Cloud Server, Dedicated Private Cloud hoặc Colocation tuỳ quy mô, đặt tại trung tâm dữ liệu ở Việt Nam do đối tác vận hành.

Sao lưu và phương án dự phòng

Cloud Backup Center cho sao lưu định kỳ, Cloud DR Center cho kịch bản chạy tiếp khi vùng hạ tầng chính gặp sự cố.

Nhân sự nghiệp vụ bảo hiểm làm việc với hệ thống hồ sơ khách hàng
Delivery principles

Số hoá theo nghiệp vụ, không số hoá cả kho cùng lúc

Việc quét toàn bộ kho hồ sơ trước rồi mới tính đến quy trình thường tạo ra một kho ảnh không tra cứu được. HiTechCloud đi theo chiều ngược lại.

  • Chọn một nghiệp vụ có khối lượng hồ sơ lớn nhất để làm trước.
  • Xác định các trường dữ liệu thật sự cần bóc ra, bỏ qua phần chỉ cần lưu ảnh.
  • Đối chiếu kết quả bóc dữ liệu với bản nhập tay trong giai đoạn đầu.
  • Mở rộng sang nghiệp vụ tiếp theo khi tỷ lệ phải sửa tay đã ổn định.
Process

Cách một dự án bảo hiểm được triển khai

  1. 01

    Khảo sát quy trình và mẫu hồ sơ

    Thu thập các mẫu giấy tờ đang dùng, đi theo một hồ sơ từ lúc tiếp nhận đến lúc lưu trữ để ghi nhận quy trình thật.

  2. 02

    Thiết kế luồng dữ liệu và phân quyền

    Xác định dữ liệu nào được bóc ra, lưu ở đâu, ai được xem, giữ trong bao lâu; thống nhất trước khi viết dòng mã đầu tiên.

  3. 03

    Dựng hệ thống theo từng nghiệp vụ

    Triển khai lần lượt, mỗi nghiệp vụ có tiêu chí nghiệm thu riêng và chạy song song với cách làm cũ.

  4. 04

    Đào tạo và chuyển đổi

    Đào tạo theo vai trò, kèm tài liệu ngắn cho nhân sự nghiệp vụ và cho mạng lưới đại lý.

  5. 05

    Run and grow

    Giám sát hạ tầng, sao lưu theo lịch, hỗ trợ kỹ thuật và mở rộng sang các nghiệp vụ còn lại.

Đại lý bảo hiểm sử dụng ứng dụng di động để nhập hồ sơ
The network

Đại lý cần một ứng dụng chạy được ngoài văn phòng

Phần lớn hồ sơ bắt đầu ở ngoài hiện trường, nên công cụ nhập liệu phải dùng được trên điện thoại, ở nơi sóng yếu, và đồng bộ lại khi có kết nối.

  • Chụp giấy tờ tại chỗ, hệ thống tự bóc trường dữ liệu thay vì bắt nhập tay.
  • Dữ liệu khách hàng thuộc về doanh nghiệp, không nằm trên máy cá nhân của đại lý.
  • Phân quyền theo cấp đại lý và khu vực, thu hồi được ngay khi cộng tác viên nghỉ việc.
Customer

Who this solution is for

Doanh nghiệp bảo hiểm

  • Khối lượng hồ sơ giấy lớn và tăng đều theo năm.
  • Cần giới hạn người được xem hồ sơ khách hàng theo vai trò.
  • Cần dữ liệu và bản sao lưu nằm trong nước.

Đại lý và môi giới bảo hiểm

  • Thông tin khách hàng nằm rải trên bảng tính và tin nhắn cá nhân.
  • Cần công cụ nhập hồ sơ dùng được ngoài văn phòng.
  • Cần quản lý hoa hồng và lịch tái tục ở một nơi.

Đơn vị cung cấp phần mềm cho ngành bảo hiểm

  • Cần hạ tầng đặt tại Việt Nam để ký được với khách hàng doanh nghiệp.
  • You want to separate infrastructure operations from software development.
  • Cần cam kết bằng văn bản về thời gian xử lý sự cố.
FAQ

FAQ

HiTechCloud đã làm dự án cho doanh nghiệp bảo hiểm nào chưa?

Trang này không nêu tên khách hàng và cũng không dựa trên kinh nghiệm riêng của ngành bảo hiểm. Những gì mô tả ở đây là năng lực HiTechCloud đang cung cấp cho các ngành khác: xử lý tài liệu thông minh, phần mềm CRM, hạ tầng, sao lưu và dự phòng. Phạm vi cho từng doanh nghiệp được xác định ở bước khảo sát.

Dữ liệu hồ sơ khách hàng được lưu ở đâu?

Trên hạ tầng đặt tại trung tâm dữ liệu ở Việt Nam do đối tác vận hành. Bản sao lưu cũng đặt trong nước, ở vùng hạ tầng khác với vùng chạy hệ thống chính.

Hệ thống xử lý tài liệu có đọc được mọi loại giấy tờ không?

Không. Kết quả phụ thuộc vào chất lượng bản chụp và mức độ ổn định của mẫu giấy tờ. Ở bước khảo sát, HiTechCloud chạy thử trên chính bộ mẫu của Quý khách rồi mới thống nhất phạm vi, thay vì cam kết trước một tỷ lệ bóc dữ liệu.

Chúng tôi đang dùng phần mềm nghiệp vụ của nhà cung cấp khác, có tích hợp được không?

In most cases yes, through an existing interface or the database. Integration feasibility is confirmed during the survey, before scope is committed.

Chi phí tính thế nào?

Tách riêng phần phần mềm và phần hạ tầng. Phần mềm tính theo phạm vi nghiệp vụ và mức độ tuỳ biến; hạ tầng tính theo tài nguyên sử dụng hàng tháng. Báo giá lập sau bước khảo sát. Giá chưa bao gồm VAT.

Bắt đầu từ một bộ hồ sơ mẫu

Gửi vài mẫu giấy tờ đang dùng để đội ngũ HiTechCloud chạy thử phần bóc dữ liệu, rồi cùng xác định phạm vi triển khai.

Trao đổi về hệ thống bảo hiểm Xử lý tài liệu thông minh (IDP)