Điều khoản sử dụng dịch vụ Email Hosting và Email Doanh Nghiệp
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 91/2020/NĐ-CP — quy định về chống thư điện tử rác, quản lý hoạt động gửi email quảng cáo và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ;
- Thông tư 24/2015/TT-BTTTT;
- Thông tư 12/2022/TT-BTTTT;
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP — quy định về xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hoạt động gửi, lưu trữ và xử lý email;
- RFC 5321 — tiêu chuẩn kỹ thuật giao thức truyền tải thư điện tử SMTP;
- RFC 3501 — tiêu chuẩn kỹ thuật giao thức truy cập thư điện tử IMAP;
- CAN-SPAM Act — quy định về kiểm soát email thương mại và chống spam đối với email quốc tế;
- GDPR (Điều 6 về cơ sở pháp lý cho hoạt động gửi email marketing).
PHẦN I – MÔ TẢ VÀ CẤU HÌNH DỊCH VỤ
Điều 1. Dịch vụ Email Hosting doanh nghiệp
1.1. Email Hosting là dịch vụ lưu trữ và xử lý email doanh nghiệp với tên miền riêng (ví dụ: tenban@congty.vn), cung cấp hạ tầng email an toàn, chuyên nghiệp và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về email security.
1.2. Hạ tầng kỹ thuật Email Hosting HiTechCloud:
(a) Mail Server: Postfix (MTA) + Dovecot (IMAP/POP3) + Roundcube Webmail;
(b) Spam Filter: SpamAssassin + Rspamd với machine learning, độ chính xác > 99,5%;
(c) Antivirus: ClamAV + ImunifyAV với cập nhật signature theo thời gian thực;
(d) Encryption: TLS 1.3 cho toàn bộ kết nối SMTP/IMAP/POP3;
(e) Xác thực email: SPF, DKIM, DMARC được cấu hình tự động;
(f) Data Center: Đặt tại Việt Nam, đảm bảo yêu cầu lưu trữ dữ liệu nội địa.
Điều 2. Gói Email Hosting
– Gói dịch vụ Email Hosting được đăng tải tại 2 trang website hitechcloud.vn và my.hitechcloud.vn
Điều 3. Cấu hình bảo mật email bắt buộc
3.1. Để đảm bảo email không bị đánh dấu spam và bảo mật tối đa, HiTechCloud tự động cấu hình:
SPF (Sender Policy Framework):
Record TXT trong DNS chỉ định các máy chủ được phép gửi email từ domain. Ví dụ: v=spf1 include:mail.hitechcloud.vn ~all
DKIM (DomainKeys Identified Mail):
Ký số kỹ thuật số cho email gửi đi, xác minh email không bị giả mạo hoặc thay đổi trong quá trình truyền tải. Độ dài key: 2048-bit RSA.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):
Chính sách xử lý email không qua xác thực SPF/DKIM. HiTechCloud khuyến nghị: p=quarantine (giai đoạn đầu), sau đó nâng lên p=reject khi domain ổn định.
MTA-STS (Mail Transfer Agent Strict Transport Security):
Bắt buộc kết nối TLS cho email đến/đi, ngăn chặn downgrade attacks.
3.2. Khách hàng tự quản lý DNS phải đảm bảo các record SPF, DKIM, DMARC được cấu hình đúng. HiTechCloud cung cấp hướng dẫn cấu hình miễn phí và hỗ trợ kiểm tra.
Điều 4. Chính sách chống spam và lạm dụng email
4.1. HiTechCloud tuân thủ nghiêm ngặt các quy định chống spam:
(a) Tất cả email marketing phải có sự đồng ý rõ ràng từ người nhận (opt-in) theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP;
(b) Bắt buộc có nút hủy đăng ký (unsubscribe) trong mọi email marketing;
(c) Nghiêm cấm gửi email đến danh sách mua/thuê mà không có sự đồng ý;
(d) Giới hạn tỷ lệ bounce/complaint: Nếu tỷ lệ complaint > 0,1% hoặc bounce > 5%, tài khoản sẽ bị tạm ngừng gửi email marketing.
4.2. Hệ thống phát hiện spam tự động:
(a) Giám sát SpamScore theo thời gian thực;
(b) Kiểm tra IP trong các RBL (Realtime Blackhole List): Spamhaus, Barracuda, SORBS;
(c) Rate limiting tự động khi phát hiện hành vi bất thường;
(d) Tài khoản gửi spam bị khóa ngay lập tức, thông báo qua email quản trị.
Điều 5. Lưu trữ và Tuân thủ pháp lý
5.1. Email Archiving và tuân thủ pháp lý:
(a) Tất cả email đến/đi được lưu trữ theo thời gian quy định trong gói dịch vụ;
(b) Archive được mã hóa AES-256 và không thể bị chỉnh sửa (tamper-proof);
(c) Có thể xuất archive theo định dạng .mbox, .pst, .eml cho mục đích kiểm toán/kiện tụng;
(d) Tìm kiếm toàn văn trong archive (e-Discovery) cho gói Enterprise. 5.2. HiTechCloud có thể cung cấp email archive cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật khi có yêu cầu hợp lệ.
