Quy định về chống thư rác và chính sách Email Hợp lệ
PHẦN I – CĂN CỨ PHÁP LÝ
Điều 1. Khung pháp lý điều chỉnh
▸ (1) Nghị định 91/2020/NĐ-CP ngày 14/08/2020 về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác;
▸ (2) Thông tư 12/2022/TT-BTTTT về quản lý dịch vụ nhắn tin và gọi điện thoại tự động;
▸ (3) Thông tư 12/2019/TT-BTTTT quy định về thư điện tử;
▸ (4) Nghị định 13/2023/NĐ-CP (thu thập đồng ý liên lạc tiếp thị);
▸ (5) CAN-SPAM Act 2003 (Mỹ) — áp dụng cho email gửi đến địa chỉ .com, người nhận tại Mỹ;
▸ (6) GDPR Điều 6, Recital 47 (cơ sở pháp lý email marketing tại EU);
▸ (7) CASL 2014 (Canada’s Anti-Spam Legislation) — áp dụng cho email có routing qua Canada.
▸ Căn cứ pháp lý: Nghị định 91/2020/NĐ-CP (Điều 5–12); CAN-SPAM Act Sec. 5; GDPR Điều 7; Google Sender Policy 2024; Yahoo Sender Requirements 2024.
Điều 2. Định nghĩa Thư rác (Spam)
2.1. “Thư điện tử rác” theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP là thư điện tử thương mại không có sự đồng ý của người nhận, hoặc không tuân thủ các quy định về gửi thư thương mại.
2.2. “Spam” theo tiêu chuẩn quốc tế bao gồm:
- (a) Email hàng loạt không được yêu cầu (Unsolicited Bulk Email – UBE);
- (b) Email thương mại không được yêu cầu (Unsolicited Commercial Email – UCE);
- (c) Email giả mạo header, địa chỉ gửi (Header forgery);
- (d) Email phishing, lừa đảo mạo danh tổ chức khác;
- (e) Email chứa malware, link độc hại;
- (f) Email gửi đến địa chỉ thu thập bằng crawler/harvester không đúng quy trình.
PHẦN II – NGHĨA VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Điều 3. Yêu cầu đồng ý (Consent)
3.1. Mọi email thương mại gửi qua hạ tầng HiTechCloud phải có sự đồng ý hợp lệ từ người nhận. Có hai hình thức đồng ý được chấp nhận:
Opt-in (Đăng ký chủ động):
- • Người nhận chủ động điền email và bấm nút đăng ký nhận email;
- • Form không được pre-checked;
- • Phải ghi rõ loại email sẽ nhận (newsletter, khuyến mãi, cập nhật sản phẩm);
- • Lưu bằng chứng đồng ý với timestamp và IP address.
Double Opt-in (Xác nhận 2 bước — Khuyến nghị mạnh):
- • Sau khi đăng ký, gửi email xác nhận; người nhận phải click link xác nhận;
- • Chứng minh email address hợp lệ và người dùng thực sự đồng ý;
- • Giảm tỷ lệ bounce và complaint, tăng deliverability.
3.2. KHÔNG chấp nhận các hình thức thu thập danh sách sau:
- (a) Mua hoặc thuê danh sách email từ bên thứ ba;
- (b) Thu thập email từ trang web, mạng xã hội, diễn đàn bằng script tự động;
- (c) Sử dụng danh sách email cũ quá 6 tháng mà không có xác nhận lại;
- (d) Pre-checking hộp checkbox “Tôi đồng ý nhận email marketing”.
Điều 4. Yêu cầu kỹ thuật cho Email Marketing
4.1. Mỗi email thương mại phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo pháp luật:
- (a) Tên và địa chỉ thực tế của người gửi (không được ẩn danh);
- (b) Tiêu đề email (Subject) trung thực, không gây hiểu lầm về nội dung;
- (c) Link hoặc nút hủy đăng ký (Unsubscribe) rõ ràng, hoạt động được và dễ tìm;
- (d) Địa chỉ bưu điện hợp lệ của người gửi (bắt buộc theo CAN-SPAM);
- (e) Nhãn nhận biết email quảng cáo rõ ràng nếu là email thương mại.
4.2. Yêu cầu kỹ thuật về hạ tầng gửi:
- (a) SPF record cấu hình đúng (không softfail ~all mà nên dùng -all hoặc ~all tùy chính sách);
- (b) DKIM signing với key 2048-bit;
- (c) DMARC policy tối thiểu p=quarantine;
- (d) Tỷ lệ bounce cứng (hard bounce) < 2%;
- (e) Tỷ lệ spam complaint < 0,1% (ngưỡng Google/Yahoo 2024);
- (f) Danh sách chặn (Suppression List) cập nhật ngay lập tức sau unsubscribe/complaint.
Điều 5. Xử lý vi phạm Anti-Spam
5.1. Hệ thống giám sát tự động của HiTechCloud phát hiện vi phạm theo thời gian thực:
| Vi phạm | Hành động | Thời gian xử lý |
| Tỷ lệ complaint > 0,1% | Cảnh báo email, yêu cầu xem xét danh sách | Ngay lập tức |
| Tỷ lệ complaint > 0,3% | Tạm dừng gửi email hàng loạt, mở ticket bắt buộc | < 1 giờ |
| IP/domain vào blacklist | Tạm dừng dịch vụ email, yêu cầu điều tra | Ngay lập tức |
| Phát hiện spam rõ ràng | Đình chỉ tài khoản, báo cáo cơ quan chức năng | < 30 phút |
| Tái phạm lần 2 | Chấm dứt dịch vụ vĩnh viễn | Không thể phục hồi |
5.2. Khách hàng vi phạm quy định chống spam chịu:
- (a) Chi phí xử lý khiếu nại spam: tối thiểu 1.000.000 VNĐ/lần;
- (b) Chi phí khôi phục IP reputation: tùy mức độ thiệt hại;
- (c) Trách nhiệm pháp lý theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP: phạt tiền từ 10–30 triệu VNĐ và đình chỉ hoạt động từ 1–3 tháng;
- (d) Trách nhiệm hình sự nếu vi phạm có tổ chức hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng.
